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Assistant IA au domaine : les documents à rassembler
Par où commencer pour équiper un domaine, une cave coopérative ou un négoce d'un assistant d'équipe : documents par service, ordre de travail, tests.
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Pour équiper un domaine d'un assistant d'équipe, commencez par un seul service et une vingtaine de questions réelles, puis rassemblez les documents qui y répondent déjà : cahier des charges de l'appellation, fiches techniques, procédures de cave, consignes du caveau, fiches de la douane que vous suivez. La qualité des réponses dépend d'abord de ces documents : à jour, datés, sans doublon.
Étape 1 : choisir le service et noter les questions
Pendant deux semaines, demandez à chaque équipe de noter les questions qu'on lui pose ou qu'elle se pose. Exemples typiques :
- caveau : horaires, visites, groupes, expédition, ingrédients d'une cuvée ;
- cave : délai d'inscription au registre, procédure d'intervention en cuve, pratique autorisée pour l'appellation ;
- vigne : règles du cahier des charges, consignes chaleur, planning des vendanges ;
- commerciaux : degré, cépages, palette, médailles d'un millésime ;
- administration : date d'une déclaration, document d'accompagnement d'un envoi.
Retenez le service dont les questions sont les plus fréquentes et dont les réponses existent déjà par écrit.
Étape 2 : rassembler les documents
| Service | Documents à rassembler | Où les trouver |
|---|---|---|
| Tous | Organigramme : qui répond à quoi, qui valide | Interne |
| Vigne | Cahier des charges de chaque appellation, parcellaire, consignes de sécurité et de chaleur | Institut national de l'origine et de la qualité (INAO, fiche produit), interne, Mutualité sociale agricole (MSA) |
| Vendanges | Livret d'accueil des vendangeurs, planning, consigne d'urgence, modèle de contrat | MSA (livret « Les vendanges »), interne |
| Cave | Procédure de tenue du registre, procédures d'intervention en cuve, consigne CO2, fiches de la douane sur les registres et les déclarations | Douane, MSA, interne |
| Caveau | Calendrier d'ouverture, fiches visites et groupes, consignes de vente et mineurs, conditions d'expédition | Interne |
| Commercial | Fiches techniques par cuvée et millésime, fiches logistiques, fiches ingrédients, exigences par pays | Interne, importateurs |
| Communication | Charte, articles du Code de la santé publique sur la publicité, circuit de validation | Légifrance, interne |
| Administration | Calendrier des déclarations (VENDANGES, STOCK, OENO, PARCEL), procédure d'expédition | Douane, interne |
Pour chaque document : une date de mise à jour, le nom de la personne responsable, et une seule version. Retirez les anciens millésimes ou marquez-les « épuisé ».
Étape 3 : écrire les règles de l'assistant
Quelques règles suffisent, mais elles comptent. Décidez-les en équipe avant de configurer l'outil :
- il répond uniquement à partir des documents fournis et cite le document ;
- si la réponse n'est pas dans les documents, il le dit et renvoie vers une personne ou une adresse précise ;
- il ne valide ni étiquette, ni campagne de communication, ni conformité ;
- en cas d'urgence en cave ou à la vigne, il donne d'abord la consigne d'urgence et le numéro à appeler ;
- il ne recueille aucune information personnelle (identité, santé, contrat).
Étape 4 : tester avant d'ouvrir
- Posez les vingt questions de l'étape 1 et comparez avec ce que l'équipe aurait répondu.
- Posez trois questions dont la réponse n'est pas dans les documents : l'assistant doit le dire.
- Posez une question d'urgence et une question de mineur.
- Faites relire par la personne qui valide chaque domaine (chef de cave, responsable du caveau, gérant).
Étape 5 : choisir l'outil et l'entretenir
Plusieurs outils permettent de construire un assistant sur vos documents. Vérifiez au minimum : les formats de fichiers acceptés, la citation des sources, le partage avec l'équipe et les droits par personne, la possibilité de l'intégrer à votre site, la langue des réponses, et ce que deviennent vos données (à lire dans la politique de confidentialité de l'éditeur). ALMA, la plateforme d'IArche, annonce par exemple l'envoi de fichiers PDF, DOCX, TXT et CSV ou la lecture de votre site, des citations automatiques des sources, un partage avec l'équipe et une gestion des rôles, et un widget à intégrer au site. L'essai porte sur trois jours, sur un premier abonnement, et la carte bancaire est demandée.
L'entretien est le vrai travail : à chaque millésime, à chaque nouvelle version d'un cahier des charges, à chaque changement d'horaires, le document est remplacé dans l'assistant le jour même.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes
Par quel service commencer ?
Par celui où les mêmes questions reviennent le plus souvent et où les réponses sont déjà écrites : souvent le caveau (horaires, visites, fiches techniques) ou la cave pendant les vendanges (consignes, procédures).
Faut-il réécrire ses documents ?
Non, mais il faut les dater, retirer les versions périmées et combler les trous : un assistant ne répond bien qu'à partir de documents à jour.
Sources
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